15 anni
92%
valore delle gare pubbliche
con offerta economicamente più vantaggiosa
67,4%
degli affidamenti totali
con il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa
25/100
punteggio medio
assegnato alla sostenibilità nel totale degli affidamenti

Gestione dei contratti

Le Linee guida in materia di approvvigionamenti, in applicazione del Codice etico del Gruppo e del modello organizzativo secondo il D.Lgs. 231/2001 e il relativo “protocollo approvvigionamenti” determinano i principi base dell’attività di approvvigionamento del Gruppo nell’ipotesi di acquisizione di beni, servizi e lavori necessari allo svolgimento di attività, sia in regime di libero mercato sia assoggettate alla normativa pubblicistica (Codice dei contratti pubblici DLgs. 50/2016 e ss.mm.ii.).

Inoltre, nel corso del 2017, a seguito dell’emanazione del decreto correttivo del Codice dei contratti pubblici, sono state apportate modifiche ed aggiornamenti sia alla Linea guida che alla Procedura Approvvigionamenti.

Nel 2017 è stato ulteriormente consolidato il processo per il progressivo allineamento di AcegasApsAmga alle modalità di gestione dei contratti previste per il Gruppo Hera, con un incremento del numero di procedimenti volti a soddisfare fabbisogni comuni di Hera Spa e AcegasApsAmga. Tra i più significativi procedimenti si trovano quelli riguardanti le gare per la fornitura di contatori gas smart, la fornitura di odorizzante, il servizio di stampa, piegatura, imbustamento e avvio al recapito dei documenti elaborati per i servizi gestiti dalle società del Gruppo Hera, il servizio di autospurgo per la pulizia manutentiva di reti e impianti fognari, pozzetti, griglie stradali, la manutenzione meccanica ordinaria e straordinaria presso i termovalorizzatori e altri impianti di trattamento rifiuti, il servizio di smistamento, recapito e distribuzione bollette, documenti e lettere raccomandate ai clienti di società del Gruppo Hera, il servizio di certificazione e verifiche di mantenimento periodico di sistemi di gestione conformi a standard nazionali e internazionali (ISO, UNI, EMAS, OHSAS, SA), il servizio per l’elaborazione delle buste  paga in modalità ASP (Application Service Provider) e di tutti gli adempimenti fiscali, previdenziali e normativi relativi al personale del Gruppo Hera, l’affidamento dei servizi assicurativi del Gruppo Hera, la fornitura di contenitori con vasca metallica per la raccolta differenziata e indifferenziata, i servizi informatici da attivare sui sistemi applicativi in uso al Gruppo Hera, il servizio di call center per la gestione di richieste informative e dispositive dei clienti finali del Gruppo Hera.

Il monitoraggio degli infortuni sul lavoro dei fornitori

Al fine di avere un quadro completo dell’impatto infortunistico relativo alle attività svolte direttamente e indirettamente, a partire dal 2009 Hera si è posta l’obiettivo di monitorare gli indici infortunistici dei principali fornitori di lavori e servizi. I relativi capitolati e i contratti di appalto prevedono l’invio del “Riepilogo annuale degli infortuni o incidenti occorsi alle imprese appaltatrici durante lo svolgimento di attività per conto Hera”, tramite il quale ogni fornitore è chiamato a comunicare i propri indici infortunistici con frequenza annuale o al termine del periodo contrattuale. A partire dal 2015 questa fase di raccolta ed analisi dei dati è stata informatizzata utilizzando la piattaforma SAP SRM.

Monitoraggio infortuni fornitori
  2015* 2016 2017
Valore delle forniture di servizi e lavori (mln euro) 495,0 634,6 727,5
Valore commissionato a fornitori coinvolti nel monitoraggio (mln euro) 495,0 634,6 637,1
Valore commissionato a fornitori coinvolti nel monitoraggio (%) 100% 100% 88%
Importo ordinato nell’anno a fornitori che hanno inviato il monitoraggio 392,0 450,6 467,7
Valore commissionato a fornitori che hanno inviato il monitoraggio sul valore commissionato a fornitori coinvolti nel monitoraggio (%) 79% 71% 73%

*Escluso AcegasApsAmga e Marche Multiservizi

Nel 2017 la piattaforma informatica ha raggiunto buoni livelli sia nell’utilizzo da parte dei fornitori sia nella gestione dei referenti aziendali, con conseguente maggiore efficienza in termini di minori giornate impiegate per svolgere l’attività.

Rispetto agli anni precedenti è stata fatta una selezione di fornitori volta ad escludere dalla base di calcolo dell’obiettivo fissato al 70% i gruppi merce relativi ad attività poco significative dal punto di vista della sicurezza, per i quali comunque non decade l’obbligo contrattuale dell’invio dei dati infortunistici. L’importo da monitorare è in questo modo diminuito di circa il 12%.

Nel corso del 2017 hanno risposto all’indagine 696 fornitori (erano 720 nel 2016) per un totale di 468 milioni di euro di valore dei contratti (erano 451 milioni di euro nel 2016). Nel 2017 è stato sottoposto a monitoraggio il 73% dei fornitori coinvolti nel monitoraggio.

Complessivamente sono stati monitorati 358 infortuni, l’elaborazione dei dati ha evidenziato un indice di frequenza medio pari a 15,2 e un indice di gravità pari a 0,42, entrambi in riduzione rispetto al 2016 (i valori 2016 erano rispettivamente 22,7 e 0,44).

Nel mese di ottobre 2017 è stata avviata una campagna che ha coinvolto tutti i referenti aziendali per una loro maggiore sensibilizzazione sul monitoraggio dei dati infortunistici sui contratti loro affidati. È stata inserita nel catalogo dei fabbisogni formativi la formazione specifica per il processo “Infortuni Fornitori”.

Per il 2018 è previsto un monitoraggio costante durante tutto l’arco dell’anno verso l’implementazione del sistema. Saranno inoltre comunicati a ciascun referente aziendale i risultati ottenuti in termini di indici infortunistici e percentuale di risposta dei fornitori, fornendo un feedback sulla bontà del lavoro svolto.

L’utilizzo dei contratti di subappalto

In materia di subappalto, la procedura introdotta nell’ultimo triennio si è ulteriormente consolidata nel 2017 anche attraverso la piena adesione da parte di AcegasApsAmga. L’autorizzazione al subappalto pone in capo ai Direttori dei lavori e ai Referenti aziendali l’attività di verifica documentale, e al Vendor Rating and Assurance di Hera la validazione del processo, la verifica della regolarità contributiva, il controllo dell’elenco dei fornitori qualificati e il loro rating, la visura del casellario informatico dell’Anac e, quando necessario, la richiesta di informazione prefettizia antimafia con l’accesso diretto alla Banca Nazionale Dati antimafia. Tutta la documentazione riguardante la richiesta, verifica e autorizzazione è stata standardizzata a livello di Gruppo e mantenuta revisionata per aggiornamenti, da parte della Funzione Gare e Normativa di Gruppo, con la legislazione di riferimento. La stessa documentazione è resa disponibile nell’area documentale del portale fornitori alle imprese e tramite il portale informativo aziendale a tutti i dipendenti.

Sono stati, altresì revisionati e aggiornati ulteriormente gli adempimenti necessari a monitorare l’attività delle imprese subappaltatrici/subcontraenti in cantiere (check-list di monitoraggio fornitori) insieme agli obblighi per consentire un’agevolata, corretta e puntuale rendicontazione amministrativa mensile.

I capitolati tipo di Gruppo, in coerenza con la normativa di riferimento, prevedono che l’appaltatore paghi i propri subappaltatori e che fornisca al Direttore lavori adeguata comprova entro i 20 giorni successivi all’avvenuto pagamento da parte del Gruppo Hera di ogni Stato Di Avanzamento Lavori (SAL) e/o Modulo Avvenuta Prestazione (MAP). In mancanza della comprova, il Direttore lavori/Referente aziendale comunica alla funzione competente, la sospensione del pagamento dei successivi SAL/MAP sino ad avvenuta regolarizzazione. Tale modalità è alternativa al pagamento diretto dei subappaltatori che può essere attivata in corso d’opera.

Nel 2017 sono stati subappaltati circa 35 milioni di euro, pari al 5,5% dell’importo di lavori e servizi esternalizzati dal Gruppo (escluso Marche Multiservizi), mentre gli importi rendicontati per i subcontratti gestiti risultano pari a quasi 18 milioni di euro.

I tempi di pagamento contrattuali

I tempi di pagamento delle forniture si sono attestati nel 2017 a 102 giorni (escluso Marche Multiservizi).

 

Relazioni con i fornitori