93,5%
valore delle gare pubbliche
con offerta economicamente più vantaggiosa
72,8%
degli affidamenti totali
con il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa
32/100
punteggio medio
assegnato alla sostenibilità nel totale degli affidamenti

Il sistema di vendor management

Dal 2012 il sistema di vendor management rappresenta il modello di auto-registrazione e qualificazione dei fornitori ed è rivolto a tutte le imprese interessate a candidarsi spontaneamente nell’elenco fornitori del Gruppo Hera, per qualsiasi categoria merceologica. Attraverso il portale, i fornitori del Gruppo possono avvalersi di alcuni vantaggi concreti in termini di trasparenza, opportunità, concorrenzialità e integrità dei dati.

All’interno dell’area di qualificazione del portale fornitori, le aziende possono accedere alle merceologie di acquisto e usufruire dei seguenti servizi:

  • aggiornare autonomamente i profili di interesse e candidarsi eventualmente per nuovi gruppi merce all’interno del sistema di fornitori accreditati;
  • mantenere aggiornata autonomamente la propria anagrafica, nonché lo scadenziario dei documenti di qualifica;
  • verificare il proprio stato di qualifica e valutazione periodica;
  • avere la possibilità di essere interpellati con maggior frequenza per presentare offerte economiche;
  • avere la possibilità di ricevere informazioni relative all’aggiudicazione di una commessa;
  • essere aggiornati sulle iniziative di interesse economico del Gruppo.

L’inserimento nel sistema di qualificazione fornitori di Hera è gestito telematicamente attraverso la piattaforma e-procurement, che rappresenta anche un utile strumento di comunicazione tra Gruppo e fornitori. Tale piattaforma prevede una quota di abbonamento annuale commisurata al numero di sottocategorie merceologiche di gruppi merce per i quali viene manifestato l’interesse da parte del fornitore, che varia da 50 a 250 euro. Avendo esteso tale strumento dal 2011 anche alle gare pubbliche, il Gruppo Hera si conferma come una best practice a livello nazionale nell’utilizzo di tool evoluti in ambito commercio elettronico.

Nel 2018 Hera ha negoziato sull’e-procurement oltre il 99% dei volumi totali. Nell’utilizzo di tale piattaforma i fornitori sono supportati da un servizio di help desk dedicato. Nel 2018 sono pervenute 13.304 richieste informative, tutte risolte nei tempi previsti dalle procedure aziendali.

Altro aspetto rilevante del sistema di vendor management è il monitoraggio delle imprese che compartecipano allo svolgimento delle commesse del Gruppo Hera nel ruolo di subappaltatrici o subcontraenti, di consorziate esecutrici o mandanti in raggruppamenti temporanei. Attraverso la reportistica generata dalle attività di monitoraggio è possibile migliorare il governo degli acquisti, oltre che estendere a tutte le aziende coinvolte nell’esecuzione dell’appalto i meccanismi di valutazione e controllo previsti dalle procedure di Gruppo, presidiando l’intera filiera dei soggetti economici a vario titolo coinvolti nella prestazione.

Nel corso del 2017 e nella prima parte del 2018, a seguito della pubblicazione del Nuovo codice appalti D.Lgs. 50/2016 e dei successivi adeguamenti introdotti dal D.Lgs. 56/2017, è proseguito il percorso di aggiornamento della documentazione di qualifica di tutti i fornitori.

A settembre 2018, nell’ambito dei progetti di innovazione di processo, è stato inaugurato il nuovo portale di qualificazione fornitori, con lo scopo di semplificare il processo di qualifica, l’aggiornamento dei dati e la fruibilità delle informazioni, guidando il caricamento dei dati da inserire a sistema. Il nuovo portale, consentendo l’accesso diretto al fornitore a ciascuna delle singole domande del documento di qualificazione, riduce notevolmente sia i tempi di inserimento dati alla prima qualifica, sia i tempi di aggiornamento dei dati in caso di modifiche. La risposta del parco fornitori è stata positiva: a fine dicembre 2018 già il 35% del parco fornitori si è riqualificato con il nuovo portale.

Nel corso del 2018 Marche Multiservizi ha proseguito il percorso di adozione della piattaforma di qualificazione, selezione e valutazione dei fornitori di Gruppo, che si concluderà nel 2019. Inoltre, a novembre 2018 ha gestito la prima gara con la piattaforma di e-procurement di Gruppo.

A partire dagli ultimi mesi del 2017 è stato introdotto un sistema automatico e tracciabile di rotazione negli inviti ai fornitori alle gare a trattativa privata il quale, basandosi su una serie di parametri tra cui il numero di inviti ricevuti, la loro distribuzione temporale e il punteggio di vendor rating, garantisce ulteriormente il processo di selezione dei fornitori e della loro rotazione, con la massima trasparenza e in coerenza con le linee guida del Gruppo Hera. Allo stesso modo tale sistema permette una maggiore comunicazione tra fornitori e azienda e assoluto rigore nella gestione documentale.

Al fine di aumentare il tasso di partecipazione dei fornitori alle gare, il sistema di rotazione verrà integrato, nel corso del 2019, con il nuovo portale di qualificazione fornitori in modo da recepire all’interno della rotazione anche la volontà dei fornitori di operare solamente in determinate aree geografiche, come specificato dai fornitori stessi nel documento di qualificazione. Con questa integrazione, si eviterà che il sistema automatico di rotazione selezioni per l’invito in una determinata area geografica fornitori che non desiderino lavorare in essa.

 

La procedura qualificazione fornitori