93,5%
valore delle gare pubbliche
con offerta economicamente più vantaggiosa
72,8%
degli affidamenti totali
con il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa
32/100
punteggio medio
assegnato alla sostenibilità nel totale degli affidamenti

La valutazione e il controllo dei fornitori

Nel 2018, al fine di facilitare l’attività di monitoraggio e gestione dei fornitori, è stato introdotto un sistema automatizzato di verifica, presso il competente Sportello Unico Previdenziale, della regolarità contributiva Inps/Inail e Cassa edile di tutti i fornitori attivi e presenti nell’elenco del Gruppo Hera. In particolare, utilizzando la codifica e rintracciabilità anagrafica dei soggetti raggruppati in associazione temporanea di impresa (mandataria e mandanti), consorzi e specifiche imprese esecutrici, subappaltatori e subcontraenti relativi al singolo documento di acquisto di prestazioni (ordine e/o contratto), è stato possibile effettuare il controllo del corretto pagamento delle forniture e prestazioni solo a fronte della piena regolarità del pagamento dei contributi.

La valutazione periodica consente, ai fornitori attivi, di ricevere per singola merceologia di qualifica l’aggiornamento del proprio punteggio nel sistema di vendor rating con un incremento in caso di totale assenza di anomalie o, con un decremento, in relazione alla gravità delle anomalie riscontrate. Tale valutazione è sempre consultabile in autonomia da parte del fornitore nella propria area riservata del portale fornitori.

I punteggi sono suddivisi in tre fasce, che contribuiscono a veicolare la rotazione, la selezione e l’invito, da parte dei singoli buyers, dei fornitori qualificati per specifica classe di merceologia interessata dalle gare a trattativa privata svolte dal Gruppo Hera. Il punteggio attribuito ad ogni fornitore attraverso il sistema di rating influenza l’elenco delle aziende invitate a partecipare alle gare. I fornitori in fascia critica vengono esclusi dagli inviti sottosoglia a meno che non rientrino, tramite adeguate azioni correttive e/o puntuali piani di miglioramento, nelle fasce abilitate.

Non conformità rilevate
Tipologia area Intervallo di punteggio Livello di affidabilità
Area VERDE = 75 pt. e ≤ 100 pt. da mediamente affidabile a molto affidabile
Area GIALLA = 60 pt. e ≤ 74 pt. da sufficientemente affidabile a mediamente affidabile
Area ROSSA ≤ 59 pt. critico

 

Il modello di monitoraggio e di gestione della valutazione dei fornitori continua a garantire, attraverso il mantenimento della rendicontazione dal 2011, la periodicità trimestrale per la concessione dei bonus. Invece, la modalità di calcolo dei decrementi avviene alla chiusura dell’analisi delle anomalie e della definizione di azioni correttive specifiche. Con le modalità introdotte è quindi possibile suddividere il decremento del punteggio sulle imprese fornitrici responsabili dell’anomalia, rilevabili dalla documentazione di monitoraggio in campo (check list) compilata dal Referente di contratto o suo delegato. Ciò permette al Referente aziendale/Direttore lavori di verificare le prestazioni contrattuali dei fornitori nelle dimensioni fondamentali della qualità, della sicurezza, dell’ambiente e della responsabilità sociale d’impresa. Il fornitore che incorre in casi di non conformità gravi o molto gravi, ricade nella possibilità di sospensione temporanea a nuovi inviti a trattativa privata per un periodo che va da tre a sei mesi. Nel 2018 la sospensione è stata attivata per 12 fornitori in conseguenza di non conformità molto gravi. In nove casi la sospensione è stata di sei mesi, per i rimanenti casi i mesi di sospensione sono stati tre.

Il controllo dei fornitori avviene attraverso le verifiche da parte dei referenti aziendali di contratto (a loro volta sottoposti ad audit interni sul rispetto delle procedure) e con visite ispettive presso la sede delle aziende, effettuate da soggetto terzo e certificato, per la verifica del rispetto dei requisiti della norma SA 8000. Tali monitoraggi da parte dei referenti aziendali avvengono per le forniture di beni nel momento del ricevimento degli stessi, mentre per i servizi e i lavori nel corso della progressiva esecuzione delle prestazioni, per singolo trimestre di competenza. Nello specifico, la verifica avviene attraverso la compilazione e sottoscrizione di apposite check-list di monitoraggio, compilate e sottoscritte anche relativamente a controlli effettuati su subappaltatori e subfornitori, qualora presenti.

Nel corso del 2018, sono state standardizzate ulteriori sette check-list di prestazioni, al fine di garantire una sempre maggiore coerenza ed equità delle valutazioni. Si è proceduto alla revisione di 15 check list già in vigore. Una volta affinate, condivise e standardizzate, le check-list sono state rese disponibili nel portale informativo aziendale ai responsabili di contratto, insieme alle istruzioni specifiche di utilizzo e alla standardizzazione delle diverse anomalie (non conformità specifiche).

Le politiche e attività descritte permettono di garantire sempre maggiore coerenza ed equità nelle valutazioni effettuate a livello di Gruppo.

La numerosità dei controlli per i servizi e per i lavori è definita sulla base dell’importo contrattuale, del periodo di durata del contratto e dell’impatto su qualità, sicurezza, ambiente e responsabilità sociale d’impresa delle prestazioni monitorate.

La classificazione degli “avvisi di qualità”, inviati al fornitore, quale conseguenza della rilevazione, permette anche di garantire la puntuale e corretta valutazione periodica dei fornitori qualificati. Le quattro categorie individuate riprendono sostanzialmente le principali certificazioni presenti nel Gruppo Hera: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 ed SA 8000.

Nel 2018 sono proseguiti gli audit interni congiunti della Direzione Qualità Sicurezza e Ambiente e della Direzione Acquisti e Appalti di Hera Spa, per verificare, presso alcuni referenti contrattuali, le procedure adottate: questi audit sono stati pari a 12 e, sulla base degli elementi critici riscontrati, si è sviluppato il piano formativo per i referenti aziendali. Il piano ha illustrato e riconfermato, a più di 400 soggetti, le novità introdotte nel monitoraggio puntuale dei fornitori (compresi subappaltatori e subcontraenti) e nell’ambito del caricamento dati nel sistema informativo aziendale.

Nel 2018, inoltre, sono continuate le visite ispettive effettuate in ambito certificazione SA 8000 nelle sedi dei fornitori: in alcuni casi sono stati riscontrati comportamenti parzialmente non conformi, che sono stati tempestivamente evidenziati, con conseguente avvio di azioni correttive e loro puntuale verifica. Le visite ispettive sono state in totale otto di cui una svolta direttamente in campo, presso i cantieri Hera, anziché presso la sede dell’operatore economico.

Non conformità rilevate (2018)
Tipo 2017 2018
Osservazione 74 113
NC Poco Grave 198 115
NC Grave 345 338
NC Molto Grave 200 211
Totale 817 777

Escluso Marche Multiservizi

Tipo 2017 2018
ISO 9001 470 519
OHSAS 18001 306 214
SA 8000 25 16
ISO 14001 16 28
Totale 817 777

Escluso Marche Multiservizi

A livello di Gruppo (escluso Marche Multiservizi) nel 2018 sono state rilevate 777 non conformità (-5% rispetto al 2017) con un aumento del 10% rispetto a quelle classificate molto gravi. Del totale, 659 sono state chiuse al 31 dicembre 2018. Le non conformità riferite al rispetto della normativa sulla sicurezza sono state 214, quelle relative al rispetto dell’ambiente 33 e quelle sull’impegno sociale 16.


Escluso Marche Multiservizi.

 

Le gare aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa